今回のテーマは、「法人向けのトランクルーム活用法」のお話しです。
2019 年4月から本格的に始動し始めた働き方改革に伴い、ストレスのないオフィス環境づくりが急務になってきたこと。
また、「e-文書法」の制定により、保存年限が定められている法定保管文書以外の財務・税務関係の帳票類や取締役会議事録などの書類は電子化された文書ファイルでの保存が認められるようになりました。
けれども、
・災害時に備え、重要書類などの保管場所を確保したい
・限られたオフィス空間を快適な環境にしたい
など、トランクルームを利用したいと考えている法人が増えているとも聞いています。
ペーパレス化が進んでも、紙文書は年々増え続けるのも事実。
そこで、ストレスのないワークスペース環境をつくるにはどうしたらいいのか？
限られたオフィスのスペースを最大限に生かす
まず、限られたスペースを最大限に生かすには、
・デスク回りは、必要最低限の物だけにして、すっきりしておく
・共有収納スペースは、家具類の見直しや書類など利用頻度に応じ分けて保管する
など、オフィス内の整理整頓をすること。
これで暫くは、働きやすい環境が維持できるでしょう。
それでも年々書類や保存文書は増えてくもの。
限られたスペースだから、いずれ保管場所が足りなくなるのは予測できること。
足りなくなる前にオフィスの環境改善はしておくべきでしょう。
オフィススペースが手狭になった場合に、まず考えることは「広い場所に移転」する事だと思います。それには、引越しや事務所家賃などの費用増加の問題があります。
人員を増やす予定などあれば別ですが、できれば今の環境は手放したくないところでしょう。
そこで、一つの解決法として、入りきらなくなった書類などは「トランクルーム」を借りること。
特に従業員が少人数の法人であれば、今後のランニングコストを考え「広い場所に移転」か「別の収納スペース」を利用するか判断することも必要でしょう。
仮に広い事務所に移転しても、いずれまた手狭になってしまう事は容易に想像のつくことではないでしょうか。
主な保管物は紙文書なので、コンパクトな段ボールや収納ケースに入れて保管すれば、省スペースな施設でも以外に収納できたりします。
書類や備品（オフィス家具やPC等）で、利用頻度の低い物は「トランクルームを利用する」ことが、コストを考えるとベストな選択だと思います。
最適な保管庫の選び方
トランクルームには、屋内型と屋外型のタイプがあります。
いずれ処分するような家具やPCなどの備品は、賃料が割安は屋外型のタイプでもいいかもしれません。
しかし、企業が取り扱う文書の中には、法定保管文書と呼ばれる「法令で保存を義務づけられている」文書があります。
この様な文書は、盗難や紛失する心配がない「屋内型のトランクルーム」を利用する事。
ただ屋内型のトランクルームには、セキュリティレベルは一定ではありません。
国交省が認定している「優良トランクルーム」であれば、収納物の保管責任が事業者にあるので安心して保管できますが、
・料金は賃貸借契約のトランクルームに比べると賃料は割高である
・書類の出し入れは事業者が立ち会うなどの制限がある
などデメリットもあります。
一般的なトランクルームでも、
・常駐スタッフがいる
・警備会社と連携している
・いつでも書類の出し入れができる
など、セキュリティレベルが高い施設は多くあります。
利用頻度や保管物の劣化など考慮し、屋内型・屋外型を使い分けている企業もあります。
オフィスに近い施設を幾つか下見し、コスト面など社内で検討し利用しましょう。
事業者の中には、不要になった機密書類は電子化したり溶解処理するサービスもあるもあるので処分に困ったら、このような施設を選ぶのもいいかと思います。
まとめ
保管義務のある書類には、保管年数が永久保存が望ましい物から1~30年と様々です。
詳しくは、日本パープルさんが運営している「MAMORU」サイトに詳しく記載されています。
記事を書いていて、前職のワークスペースはどうなっていたのか？
気になったので画像が残っているのか調べてみると・・・
ありました(笑)
